Politika soukromí

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

PRÁVNÍ ZÁKLAD A DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

DOBA UCHOVÁVÁNÍ

Uzavření a realizace smlouvy s klientem nebo smluvní stranou

Čl. 6 odst. 1 písm. b a písm. f GDPR (za oprávněný zájem Správce se považuje komunikace se zaměstnanci nebo spolupracovníky klienta / smluvní strany v rámci činností provedených za účelem uzavření smlouvy a také její realizace.

Po dobu trvání smlouvy. Po uplynutí tohoto termínu do doby uplynutí termínů nároků vyplývajících ze smlouvy v souladu s ustanoveními občanského zákoníku a jiných zákonů.

Určení, uplatňování nároků a obrana proti takovým nárokům

Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR (za oprávněný zájem realizovaný Správcem se považuje provádění opatření za účelem uplatňování nároků a obrany proti nárokům – v tomto rozsahu jsou shromažďovány údaje klienta / smluvní strany, jejich zaměstnanců a spolupracovníků v rozsahu nezbytném pro uplatňované nároky nebo obranu proti nim.

Do okamžiku právoplatného ukončení řízení vedených v souvislosti s uplatňováním nároků nebo obranou proti nárokům, a v případě exekučních řízení do okamžiku konečného uspokojení uplatňovaných nároků. Pokud je termín uplatňování nároků kratší než doba uchovávání účetních dokladů pro daňové účely – takové dokumenty bude firma DEFRO uchovávat po dobu nezbytnou pro splnění daňové a účetní povinnosti (5 let od okamžiku ukončení roku, ve kterém se stala událost způsobující daňové následky).

Agenda stížností a reklamačních řízení

Čl. 6 odst. 1 písm. b a f GDPR – za odůvodněný zájem realizovaný firmou DEFRO se uznává provádění opatření v souvislosti s vyřizováním reklamací, včetně kontaktování klientů / smluvních stran nebo jejich zaměstnanců/spolupracovníků a také zaznamenávání telefonních hovorů pro potřeby telefonického vyřízení hlášení prováděných telefonicky.

1 rok po termínu uplynutí ručení nebo vyřízení / vyúčtování reklamace.

Archivace dokumentů týkajících se uzavíraných smluv, včetně účetních dokladů

Čl. 6 odst. 1 písm. c a f GDPR

Do doby splnění firmou DEFRO jednotlivých právních povinností ohledně uchovávání dokumentů a stanovených v jednotlivých právních předpisech. Vzhledem k dokumentům, jejichž uchovávání nebylo stanoveno přímo v právních předpisech po dobu možnou pro uplatňování nároků v souladu s realizací oprávněného zájmu Správce.

Provádění marketingových činností bez použití prostředků elektronické komunikace, která je zmíněna v zákoně o poskytování služeb elektronickou cestou a v telekomunikačním zákoně.

Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR – za oprávněný zájem realizovaný firmou DEFRO se uznává provádění aktivit propagujících její činnost.

Do doby vnesení námitky, která je zmíněna v čl. 21 GDPR, a sdělení nám jakýmkoli způsobem, že již nechcete zasílat takové informace.

Provádění marketingových činností s využitím prostředků elektronické komunikace, které jsou zmíněny v zákoně o poskytování služeb elektronickou cestou, a v telekomunikačním zákoně, včetně zejména e-mailem, SMS zprávou, přímým telefonickým kontaktem.

Čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR

Do doby odvolání souhlasu s prováděním takových činností, se kterými jste předem souhlasili. Po odvolání souhlasu budou tyto údaje zpracovávány pro důkazní účely prokázání pro potřeby eventuálně vedených kontrol nebo uplatňovaných nároků z tohoto titulu – tj. max. 6 let počítáno od okamžiku odvolání souhlasu.

Přezkoumání hodnocení kvality poskytovaných služeb.

Čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR – za oprávněný zájem Správce se uznává přezkoumání hodnocení kvality poskytovaných služeb, průzkum trhu a požadavků.

Do doby odvolání souhlasu, nejdéle 1 rok od získání posudku.

Vizuální monitoring v areálu DEFRO za účelem zajištění bezpečnosti osob a majetku a zachování bezpečnosti informací.

Čl. 6 odst. 1 písm. c a f GDPR

Zaznamenané nahrávky obrazu jsou uchovávány po dobu max. 3 měsíců. Výjimku tvoří případy, když nahrávka představuje důkaz v řízení vedeném orgány činnými v trestním stíhání / soudy (v takovém případě do okamžiku právoplatného ukončení takového řízení nebo vnesení námitky).

Provádění náborových procesů

Čl. 6 odst. 1 písm. a a c GDPR

Do doby ukončení náborového procesu pro konkrétní pozici, a v případě vyjádření souhlasu uchazečem se zpracováním jeho údajů pro potřeby jiných náborových procesů – nejdéle 12 měsíců.

Řízení lidských zdrojů – vedení zaměstnaneckých složek, vyúčtování se zaměstnanci a spolupracovníky a plnění jiných povinností uložených Správci v souvislosti s uzavřením pracovního poměru ve spolupráci s fyzickými osobami

Čl. 6 odst. 1 písm. a, b, c a f GDPR a čl. 9 odst. 2 písm. b GDPR

Do doby splnění uložené povinnosti spojené s uchováváním zaměstnaneckých složek – po dobu 50 let, a kvůli zaměstnaneckým složkám zaměstnanců zaměstnaných po 1. lednu 2019 po dobu 10 let od okamžiku ukončení nebo zániku pracovního poměru. Netýká se případů uzavření pracovního poměru před 1. lednem 2019, když DEFRO podá prohlášení o úmyslu podání za všechny zaměstnané v této době zaměstnance, příjemce zakázek informačních reportů, včetně tyto reporty skutečně podal.

V rozsahu týkajícím se občanskoprávních smluv – budou tyto uchovávány do doby uplynutí termínů uvedených v právních předpisech pro uplatňování nároků z tohoto titulu. V případě jiných dokumentů, jejichž doba uchovávání nepodléhá uchovávání jako osobní složka – budou uchovávány po dobu kratší, tj. např. do okamžiku odvolání souhlasu.

V rozsahu zpracování údajů na základě souhlasu – do okamžiku odvolání takového souhlasu spolupracovníkem nebo zaměstnancem, např. pro zpracování fotografií.